Kas ir grāmatvedis un kādu grāmatvedi izvēlēties

Šogad grāmatvežu “jaunais gads” pienāca trīs mēnešus vēlāk nekā parasti. Lielākajai daļai gada pārskatu iesniegšanas drudzis jau aiz muguras, dažiem lielākiem uzņēmumiem vēl ir laiks līdz 31. oktobrim.

Šis parasti ir laiks, kad uzņēmēji apsver iespēju mainīt grāmatvedību vai grāmatvedi.

Lai kaut nedaudz atvieglotu šāda lēmuma pieņemšanu, dalīšos ar savu vairāk nekā 25 gadu laikā iegūto pieredzi un redzējumu.

Kas ir grāmatvedis?

Lai man piedod uzņēmumos dievu vietā celtie pārdevēji un citi komercnodaļas darbinieki. Grāmatvedis nav ērcīgs, mūžam pārstrādājies, nepelnošs izdevumu postenis, kā nereti tiek uzskatīts. Grāmatvedis ir viens no nozīmīgākajiem cilvēkiem uzņēmuma struktūrā. Tas ir cilvēks, kurš ar savu kompetenci un profesionālo darbību uzņēmumu var gan celt augstumos, gan nogremdēt parādu jūgā. Un te ir runa nevis par uzskaitvedi vai datu operatoru, kurš izraksta rēķinus, pārraksta datus no papīra datorā vai iegrāmato bankas maksājumus. Es runāju par Grāmatvedi (ar lielo burtu!), kurš seko uzņēmuma darbībai un starp skaitļu virknēm redz uzņēmuma dzīvi, darbību, iespējas un riskus un par redzēto dalās ar uzņēmuma vadību.

Ne velti Gada pārskatu likumā un konsolidēto gada pārskatu likumā ir noteikts, ka tieši grāmatvedis solidāri ar uzņēmuma valdi paraksta sabiedrības gada pārskatus, kas skaitļu un noteiktu kodu veidā atspoguļo uzņēmuma dzīves ciklu, veiksmes un neveiksmes pēdējos divos darbības gados, uzņēmuma spēju dzīvot iepriekš un tālāk. Jā, tie nav tikai kaut kādi skaitļi, kam jāsakrīt noteiktās pozīcijās. Tā ir jau minētā uzņēmuma dzīve un asinsrite, no kā kompetents lasītājs pieņem lēmumu, vai šim uzņēmumam izsniegt kredītu vai nē. Saprot, vai iegādāties šī uzņēmuma kapitāldaļas vai nē. Secina, cik veiksmīga var veidoties sadarbība ar šo partneri, kāda ir šā uzņēmuma spēja un tendence segt savas saistības. Vai uzņēmums ir investējis attīstībā vai tam nekas nepieder. Vai uzņēmums strādā ar pietiekamu kapitāla atdevi, rentabilitāti un tā tālāk.

Arī ikdienā grāmatveža darbs uzņēmumam palīdz iekļūt VID zelta sarakstos, atbilst dalībai dažādos konkursos un tenderos, saņemt labus kredītnosacījumus bankās, gādāt, lai jūsu sadarbības partneri būtu apmierināti un VID sūtītu pateicības vēstules. Taču ir iespējams arī pāris dienu laikā, vai pat vienā nejaukā dienā, kļūt par nodokļu parādnieku, kam bloķēti konti, atņemts PVN numurs un apturēta saimnieciskā darbība. Tas, ko tas nozīmē uzņēmumam, domāju, nav jāstāsta.

Šī ir grāmatveža patiesā misija un uzdevums. Par laimi, arī likumdevējs šo domu ir ietvēris jaunajā likumprojektā „Grāmatvedības likums”, nosakot, ka:

• • par grāmatvedi (ārpakalpojuma grāmatvedi) nav uzskatāma tāda persona, kas grāmatveža vadībā vai patstāvīgi veic tikai uzskaites un grāmatvedības darbinieka pienākumus, piemēram, algu vai pašizmaksas aprēķināšanu, materiālo vērtību uzskaiti, rēķinu sagatavošanu, inventarizācijas sarakstu sagatavošanu, attaisnojuma dokumentu datu ievadīšanu, izmantojot datoru, arhīva sakārtošanu, vienkāršā ieraksta grāmatvedības kārtošanu vai citus ar grāmatvedības kārtošanu saistītus pienākumus (piemēram, rēķinu ieskenēšana, pārvēršana XML formātā vai nosūtīšana, dokumentu sakārtošana glabāšanai);

• • grāmatvedības uzdevumi ir sekojoši:

1. 1. 1. nodrošināt uzņēmuma vadību ar grāmatvedības informāciju saimnieciska rakstura lēmumu pieņemšanai;
      2. īstenot kontroli pār finanšu uzskaites precizitāti, ticamības nodrošināšanu un uzņēmuma īpašumā vai lietojumā esošās mantas saglabāšanu;
      3. nodrošināt finanšu pārskatu lietotājus ar patiesu un pilnīgu informāciju par uzņēmuma mantu (aktīviem), saistībām, finansiālo stāvokli, saimnieciskās darbības rezultātiem un naudas plūsmu;
      4. veikt nodokļu aprēķināšanu;
      5. nodrošināt ieņēmumu un izdevumu norobežošanu pa pārskata periodiem.

Ceru, ka šo normu pieņemšana nav aiz kalniem un šā raksta ietvaros grāmatveža nozīme un nepieciešamība ir izzināta. Tad atliek pieņemt lēmumu, kurš tas būs.

Kā izvēlēties īsto un pareizo?

Vispirms jāsaprot, vai tas būs grāmatvedis uz vietas uzņēmumā, vai ārpakalpojums. Lai izvēlētos, atbildiet sev uz šiem 4 jautājumiem.

1. Cik lielu budžetu esmu gatavs tērēt grāmatvedībai?

• • Parasti „plika” grāmatvedība, kas ietver dokumentu apstrādi, iegrāmatošanu un atskaišu iesniegšanu, ārpakalpojumā maksā tik, cik lokālajam grāmatvedim (uzņēmuma darbiniekam) maksātu uz rokas. Pie darbinieka izmaksām jāpieskaita maksājamie darbaspēka nodokļi, programmatūras uzturēšana, kancelejas, apmācības izdevumi u. tml.

• • Ārpakalpojuma sniedzējs pats maksā nodokļus par saviem darbiniekiem, par saviem līdzekļiem viņus apmāca un iegādājas pakalpojuma sniegšanai nepieciešamos resursus.

2. Cik lielus pārējos resursus (laiks, darbs) esmu gatavs tērēt grāmatvedībai un uzskaitvedībai?

• • Grāmatvedis – uzņēmuma darbinieks būs pieejams uzreiz un tagad. Uzņēmuma grāmatvedim, iespējams, varēs uzdot gan kopēt, gan skenēt dokumentus, sagatavot aktus, rīkojumus, līmēt čekus, dzenāt debitorus, meklēt kreditoru rēķinus, uzdot pasūtīt kancelejas preces un ziepes, iet uz veikalu pēc kafijas, sameklēt vadītāja datorā vienu vai otru informāciju u. tml. Ja to vēlies, pārej pie 3. jautājuma. Uzņēmuma grāmatvedis ies atvaļinājumā, slimos un būs citādā prombūtnē. Šajā laikā viņa darbs būs apstājies, vai arī viņa pienākumi būs jāveic kādam citam darbiniekam, vai pašam uzņēmējam savas kompetences un resursu ietvaros. Visas inovācijas un risinājumi jāuzņemas uzņēmumam pašam par saviem līdzekļiem un atbilstoši savām idejām.

• • Ārpakalpojuma sniedzējs rindas kārtībā, kvalitatīvi un saskaņā ar savu darba grafiku pildīs tikai līgumā noteiktās un apmaksātās darbības. Uzņēmuma uzdevums būs pildīt savas saistības laikus un termiņā nodrošinot grāmatvedību ar visu nepieciešamo informāciju. Ārpakalpojuma grāmatvedis nemeklēs jūsu pazaudētos rēķinus un jūsu vietā nekomunicēs ar debitoriem. Šo funkciju izpildei jums būs atsevišķi jāvienojas par debitoru pārvaldību, kas arī atsevišķi būs jāapmaksā. Ārpakalpojuma sniedzēja piešķirtā apkalpojošā grāmatveža prombūtnes laikā viņu aizvietos kāds kolēģis, tādējādi nodrošinot pakalpojuma nepārtrauktību. Lai strādātu efektīvi, ārpakalpojuma nodrošinātājs savā darbā izmanto par saviem līdzekļiem iegādātās vai radītās jaunākās tehnoloģijas un digitālos risinājumus, kas ietaupīs gan jūsu naudu, gan citus resursus.

3. Cik kompetentu grāmatvedi es vēlos, un ko es gribu no viņa saņemt?

• • Reti kurš kvalificēts un, saskaņā ar grāmatvedības likumu, vārdam „grāmatvedis” atbilstošs uzņēmuma grāmatvedis kopēs un skenēs jūsu dokumentus un līmēs čekus. Šim darbam būs nepieciešams lietvedis vai uzskaitvedis ar atsevišķu darba algu u. c. izmaksām. (Sk. 1. jautājumu). Uzņēmuma grāmatvedis zina tik, cik viņš zina un cik esat ieguldījis viņa apmācībā un papildizglītošanā kursos, semināros.

• • Ārpakalpojuma uzņēmumā strādā vairāki grāmatveži, asistenti un cits personāls ar dažādu kompetenci. Ar jūsu dokumentiem var strādāt vairāki cilvēki vienlaikus, tādējādi darbu paveicot ātrāk. Ārpakalpojuma grāmatvedis būs jūsu padomdevējs, sargs un atbalsts, bet ne asistents, kurš meklēs informāciju jūsu datorā un komunicēs ar jūsu klientiem. Ārpakalpojuma grāmatvedis var sniegt arī finanšu direktora un nodokļu konsultanta pakalpojumus, ja tādi jums būs nepieciešami. Iespējama arī kopēšana, rēķinu dzenāšana u. c. papildpakalpojumi, par ko būs jāmaksā atbilstoši patērētajam laikam un pakalpojuma sniegšanā iesaistītā personāla stundas tarifa likmei. Ārpakalpojuma grāmatveži nemitīgi mācās un pašattīstās, seko jaunumiem nozarē, zina un apkalpo visdažādāko nozaru uzņēmumus, tādējādi viņu zināšanas un pieredze parasti ir plašākas.

4. Kādu atbildības līmeni es sagaidu no sava grāmatveža?

• • Uzņēmuma grāmatvedis neuzņemas nekādu materiālo atbildību par savām kļūdām. Jebkurš uzņēmuma darbinieks uzņemas atbildību par paveikto darbu tikai sava darba līguma ietvaros. Tādējādi, pieļaujot kļūdu, kam seko uzrēķins, sods vai līdzīgas nepatikšanas, grāmatvedis var “pacelt cepuri” un aiziet no darba.

• • Ārpakalpojumā ir apdrošināta civiltiesiskā atbildība, tātad ārpakalpojuma sniedzēja apdrošinātājs var samaksāt par grāmatveža pieļautajām kļūdām.

Un ceļamaizei – ja izlemsiet par labu ārpakalpojumam, iesaku ievākt atsauksmes un paviesoties vairākos ārpakalpojuma uzņēmumos. Kā jau jebkuram pakalpojuma sniedzējam, katram ārpakalpojuma uzņēmumam ir sava pieeja sadarbībā ar klientu, savi informācijas apmaiņas risinājumi, sava attieksme un uzņēmuma vērtības.

Ja atrodat ārpakalpojuma sniedzēju, ar kuru jums saskan vērtības, redzējums un jūtaties komfortabli jau pirmajā sarunā, es ieteiktu tik daudz nedomāt par jautājumu Nr. 1 — budžetu, jo apvienojums „labi un lēti” NEEKSISTĒ arī šajā biznesā.

 

Izdošanos vēlot —
grāmatvedības ārpakalpojuma
„AI konsultāciju birojs”
līdzīpašniece un valdes locekle
Aiva Liakovičus