Grāmatvedības procesu uzlabošana uzņēmumā.

Aiva Liakovičus, SIA “AI Konsultāciju birojs” valdes locekle.

Nereti uzņēmumā vai uzņēmuma struktūrvienībā nepieciešamas stratēģiskas izmaiņas un grāmatvedības procesu pārkārtošana, lai kāpinātu kopējo efektivitāti. Laikietilpīgākie procesi jāīsteno, izmantojot pieejamos digitālos risinājumus. Ar kādām metodēm var veiksmīgi optimizēt grāmatvedību?

Procesu laikietilpības mērīšana.

Lai paaugstinātu procesu efektivitāti, tiek lietotas dažādas metodes, piemēram, plaši izmanto “DMAIC cikla” metodi, ar kuru mēra procesu laikietilpību. Šo metodi veido pieci posmi – definēt (define), mērīt (measure), analizēt (analyze), pilnveidot (improve) un kontrolēt (control). Tie visi ietver vairākas darbības, kas jāveic, lai uzlabotu procesu kvalitāti uzņēmumā.

“DMAIC cikla” metodi veidojošie elementi:

Tā piemēram, izveidojiet “Procesu koku”. Uzzīmējiet uz lielas papīra lapas “kastītes” ar procesiem. Dokumentu saņemšana, grāmatošana, komunikācija ar klientu, trūkstošo dokumentu meklēšana, atskaišu iesniegšana, komunikācija utml. Katrai kastītei piešķiriet “īpašniekus”, uzrakstiet tos uz līmlapiņām (piemēram grāmatvede Ilze un klients Jānis). Tālāk uz nākamajām līmlapiņam sarakstiet un sagrupējiet prioritārā kārtībā klientu vēlmes un vajadzības. Iespējams, katram klientam te būs savas ( iespējams, ka šeit  – jau ir identificēta 1. problēma – samaksa vienāda, bet prasības dažādas, laiks kas atvēlēts dokumentu apstrādei ir vienāds). Tātad šeit tika noteikts, ka galvenā problēma ir laiks, kas nepieciešams klienta, ar augstākām prasībām apkalpošanai.Kā tas būtu izmantojams tieši grāmatvedības pakalpojumu sniedzējiem? Sākotnēji ieteicams definēt, kas ir lielākās problēmas un laika zagļi, lai strādātu mazāk un gudrāk, sasniedzot to pašu un vēl labāku rezultātu. Nākamajā posmā ieviest mērītājus (patērētā laika uz katru klientu uzskaiti, transakciju skaita mērīšanu u. tml.), lai, analizējot šos rādītājus, noteiktu vājās vietas. Pēc tam ieteicams pilnveidot biznesa procesus un kontrolēt. Jāatceras, ka šis būs laikietilpīgs darbs, taču noteikti atmaksāsies.

Kad notikusi problēmas definēšana, tālāk jāveic mērīšana. Kā izmērīt cik daudz laika katrs process, katram no grāmatvedības darbiniekiem aizņem? Var izmantot uzskaites mērīšanas sistēmu, kur katrs grāmatvedis savā personificētajā tabulā ikdienā atzīmē patērēto laiku uz katru klientu, kas mēneša beigās tiek apvienots PBI analītiskajā rīkā. Posteņus var variēt pēc nepieciešamības.

Uzskaites mērīšanas sistēmas tabula:

			Septembris, I nedēļa
Klients	Darbi	Grāmatvedis	Pr	Ot	Tr	Ce	Pk
Klients 1	Grāmatvedība	A
Klients 1	Gada pārskats	A
Klients 1	Komunikācija	A
Klients 1	Citi	A
Klients 2	Grāmatvedība	B
Klients 2	Gada pārskats	B
Klients 2	Komunikācija	B
Klients 2	Citi	B
Klients 3	Grāmatvedība	C
Klients 3	Gada pārskats	C
Klients 3	Komunikācija	C
Klients 4	Citi	C

Tādejādi tiek identificēts cik laika tiek patērēts mēnesī uz katru klientu, kādā procesa pozīcijā un cik stundas.

Tālāk notiek analizēšana, apskatot klientu patērēto laiku konkrētās pozīcijās. Tā piemēram, tika konstatēts, ka klients A, mēnesī paterē 5 h grāmatveža laiku tikai uz komunikāciju, kas nav paredzēts neietilpst līgumcenā. Pamatojoties uz iegūto informāciju tika noteikts, ka saziņa ar grāmatvedi nosakāma tikai e-pastā un par konkrētiem jautājumiem. Jebkuras “sirsnīgas sarunas” un konsultācijas ir atseviški apmaksājams laiks.

Turpinot aizpildīt šo laika mērīšanas tabulu ik mēnesi, tiek kontrolēts un sekots līdzi vai nenotiek atgriešanās pie vecajiem ieradumiem. Sasniedzot laika limitu klients tiek brīdināts, ka turpmākā komunikācija un konsultācijas būs par atsevišku samaksu, pēc noteiktās tarifa likmes. Tādejādi uz klientu A patērētais laiks samazinājās par vairākām stundām, analizējot vienkāršas ikdienas rīcības.

Protams katram posmam ir pakārtoti vēl vairāki apakšposmi un jautājumi uz kuriem nepieciešamas atbildēt. Minētais piemērs ir ilustratīvs, saīsinātajā versijā, ar ko vēlējos parādīt kā DMAIC metode palīdz atklāt patiesās izmaksas procesiem.

LEAN metode.

“DMAIC cikla” metode ir noderīga atsevišķu neefektīvu procesu noteikšanai, taču, lai izmērītu “kopējo temperatūru”, ieteicama “LEAN” metode (varētu tulkot, kā balsta izveide un tiekšanās uz uzlabojumiem), kuru galvenokārt izmanto zudumu samazināšanai. Lai gan tie ir vienmēr un tos nevar pilnīgi novērst, noteiktu instrumentu lietošana var veicināt zudumu samazināšanos. Pieejas būtība ir procesu standartizēšana, to vizuāla attēlošana, tādējādi tiek nodrošināta pārskatāmība, ātra reakcija uz novirzēm un zudumiem, kā arī nepārtraukta procesu pilnveidošana.

Pie plašāk lietotajiem “LEAN” instrumentiem un metodēm pieder:

“Gemba”

Metode vadītājiem. Šis vārds nāk no Japānas un nozīmē “īstā vieta, lieta un cilvēki”. “Gemba” sastāv no 3 posmiem – sagatavošanās, vērošana vai novērošana, uzlabošana. Grāmatvedības darbā jāmēģina, piemēram, stundu vērot visu, kas apkārt notiek, ko dara kolēģi, kā viņi rīkojas, kur iet pēc mapēm, cik bieži un kā iet pie printera, cik daudz laika velta kaut kā meklēšanai utt. Parasti “Gembu” veic vadītājs, kurš sākotnēji apzinās problēmu (pieņemsim jau zināmo lieko laika patēriņu), un piemēram vienu dienu, vai visu nedēļu vienu stundu dažādos laikos novēro darbinieku darbības, uzdod jautājumus, kādēļ tiek veikta šī vai cita darbība, tās rūpīgi pierakstot, fotografējot, fiksējot novēroto. Tiek uzklausīti darbinieka ieteikumi. Pēc katras šīs novērošanas, ticiet, jums būs saraksts ar novēršamajām lietām. “Gemba’ nav vienreizējs pasākums, tā jāveic regulāri, kad viena “Gemba” ir beigusies, jāplāno nākamā;

“5S” metode

Arī radusies Japānā, kas zināma kā disciplīnas un organizētības paraugs. Tā ir biznesa efektivitātes uzlabošanas metode, kas balstīta uz atbrīvošanos no visa liekā un darba vides sakārtošanu. Nav iespējams efektīvi strādāt, ja apkārtējā darba vidē valda haoss un netiek organizēti nedz materiāli, nedz notiekošie procesi, nedz vide kopumā. Metodes pamatprincips balstīts uz 5 darbībām: sašķirot (seiri); sakārtot (seiton) ; spodrināt (seiso) ; standartizēt (seiketsu); disciplinēt (shitsuke);

Deminga aplis

Sastāv no četriem pamatprincipiem – plāno – dari – pārbaudi – rīkojies, kas nozīmē, ka šie procesi neapstājas. Deminga aplis simbolizē nepārtrauktas uzlabošanās principu;

Deminga apļa shēma:

• Išikavas diagrammacēloņu un seku diagramma jeb Išikavas diagramma var saukt arī par zivs asaku. Tā parāda informācijas apstrādes ātrumu un to ietekmējošos faktorus;

• “5 kāpēc” metode“prāta vētra”;- kopējās sapulcēs un prāta vētrās identificētās problēmas un piedāvātie risinājumi. To uzklausīšana, izvērtēšana;
• “A3”; Tā arī ir kvalitātes un efektivitātes nodrošināšanas metode , kas sastāv no 3 secīgiem soļiem – plānot, vadīt, uzlabot, – kurus var uzrakstīt uz vienas A3 formāta lapas;

Tā ir jautājumu uzdošanas metode, lai noteiktu problēmsituācijas cēloņu un seku sakarības. Šīs metodes mērķis ir ar secīgujautājumu palīdzību, kur nākamais jautājums izriet no iepriekšējā , noskaidrot galveno problēmas rašanās iemeslu. Ja uzņēmumā izmanto “5 kāpēc” metodi, tas ļauj nonākt pie vairākiem secinājumiem. Piemēram, ja pastāv problēma, ka daudz darba, laika un enerģijas tiek patērēts uz katru konkrēto klientu, jo regulāri jālabo dati, tas prasa nemitīgu atgriešanos pie viena un tā paša darba, radot lieku laika patēriņu un negatīvas emocijas.

“5 kāpēc” metodes jautājumu piemēri:

• kāpēc regulāri jālabo dati? Atbilde: jo klients informāciju un dokumentus iesniedz novēloti un informācija ir nepilnīga;
• kāpēc klients iesniedz informāciju neregulāri un nepilnīgu? Atbilde: viņu neinteresē grāmatvedības problēmas;
• kāpēc klientu neinteresē grāmatvedības problēmas? –Atbilde: viņam tam nav laika;
• kāpēc viņam tam nav laika? Atbilde: viņš pats veic vairākas funkcijas uzņēmumā, steidzas, un viņam galvenais ir veidot apgrozījumu, nevis kārtot dokumentus;
• kāpēc klients pats dara vairākas funkcijas viens savā uzņēmumā? Atbilde: ļoti mazs uzņēmums, trūkst resursu darbinieku algošanai. Un tamlīdzīgi jautājumi un atbildes.

Izpratnes trūkums

Atbildot uz visiem šiem jautājumiem, jānonāk pie secinājuma, ka klientam trūkst izpratnes par grāmatvedību un tās pārskatu nozīmi viņa uzņēmumā. Piemēram, bankas izvērtē iespēju izsniegt līzingu, pamatojoties uz uzņēmuma operatīvajiem pārskatiem, klienti izvērtē sadarbību, pamatojoties uz nodokļu parādu neesamību. Tāpat sadarbības partneriem, izmantojot dažādas kredītinformācijas datu bāzes, iespējams iegūt informāciju par uzņēmuma kredītspēju, maksājumu vēsturi, risku analīzi, galvenajiem darbības rādītājiem un uzņēmuma saistību ar citiem uzņēmumiem.

__________________________________________________________________________

Uzņēmumam mūsdienās būtu jāveic savu procesu audits, jāģenerē idejas par procesu optimizācijas un sekojošas digitalizācijas iespējām

__________________________________________________________________________

Iegūtā informācija palīdz pieņemt darījumu lēmumus un samazināt biznesa risku. Tādējādi grāmatvedība, veicot izskaidrojošus procesus, var panākt, ka izzūd problēma – dokumentu novēlota un nepilnīga iesniegšana.

Dokumentu glabāšanai ļoti ērti ir izmantot, piemēram, “Microsoft OneDrive” vai “Dropbox” vidi, kā arī citus risinājumus, kuri nodrošina vienotu patiesās informācijas avotu, koplietojot vienus un tos pašus failus, nodrošinot efektīvu sadarbību un precīzu informācijas apriti. Šajā vidē klients ievieto visus dokumentus digitālā formātā, grāmatvedis tos sakārto atbilstošās mapēs, kuras var nodēvēt tieši tāpat kā papīra reģistrus. Grāmatvedis apstrādā iesniegto informāciju un saglabā digitāli atbilstošos grāmatvedības reģistrus. Tādējādi jebkurš dokuments vai analītiskais reģistrs gan grāmatvedim, gan klientam ir ērti un ātri pieejami.

Laika kavēkļi un risinājumi

Ienākošo rēķinu apstrāde

Ienākošo rēķinu skaits var sasniegt simtus un tūkstošus mēnesī. Liela daļa uzņēmumu rēķinus izdrukā un tad pa vienam savada savās grāmatvedības sistēmās. Taču ienākošos rēķinus iespējams nolasīt elektroniski un iegrāmatot automātiski. Ir OCR (optical character recognition) tehnoloģija, kas spēj nolasīt pdf formātu un citu formātu lauku nosaukumus, vērtības, pārvērst tās xml nepieciešamajā formātā. Alternatīva OCR ir RPA (robotics process automation) tehnoloģija;

Manuāla datu ievadīšana

Vairākas zināmas kompānijas veic rēķinu izrakstīšanu vienā risinājumā, tad rēķinus izdrukā un ievada manuāli citā sistēmā, tā vietā, lai veiktu integrāciju starp risinājumiem un rēķini grāmatvedības sistēmā nonāktu caur integrāciju paši. Ir uzņēmumi, kuri izraksta rēķinus xcl vai word formātos. Tā vietā rekomendācija būtu izmantot kādu no SAAS (software as service) risinājumiem, maksājot ikmēneša pakalpojuma maksu un veicot attiecīgā rēķina risinājuma integrāciju ar grāmatvedības sistēmu;

Rēķinu saskaņošana

Lielāki uzņēmumi mēdz saskaņošanas procesu automatizēt uzņēmumu iekšējās sistēmās, kur visi attiecīgā rēķina budžeta atbildīgie saņem sistēmā uzdevumu apstiprināt rēķinus, to paveic, līdz grāmatvedis saņem atpakaļ pilnībā apstiprinātus rēķinus tajā pašā sistēmā un tur glabājas arī visa darbību vēsture. Līdz ar ko atkrīt rēķinu sūtīšana epastos, vai kolēģu meklēšana klātienē, kas mēdz radīt sajukumu, haosu un ir ļoti neproduktīvs process.

Rutīnas darbi

Saistīts ar datu apkopošanu, atlasīšanu pēc dažādām pazīmēm un sekojošu tālāku rīcību. Piemēram uzņēmumā ir liels daudzums transporta vienību, kurām jānoraksta izmantotā degviela, līdz ar ko nepieciešams automašīnu odometru rādījums. Šo darbu var veikt jau pieminētā RPA tehnoloģija, kura katru mēnesi izsūtīs pieprasījumus pēc odometra rādījumiem, no saņemtajām atbildēm izvilks rādījumus un ieliks grāmatvedības sistēmā. Process pilnībā bez cilvēku iesaistes ir daudz efektīvāks.

Atgādinājums par neapmaksātiem rēķiniem

Apkopojumu par neapmaksātajiem rēķiniem, dienu skaitu, nemaksātājiem klientiem un attiecīgo klientu svarīgumu mūsu klientu sarakstā var izveidot un attiecīgus atgādinājumus izsūtīt grāmatvedis, taču šo procesu iespējams pilnībā atdot RPA robotam, kurš šo uzdevumu paveiks 2-6 reizes ātrāk, bez kļūdām, ar garantiju precīzi noteiktajā datumā un laikā, jo neslimos, neies atvaļinājumā vai dekrētā;

Paņēmiens, kā uzņēmumu un ārpakalpojumu grāmatvedības var optimizēt/digitalizēt savus procesus, ir darbinieku/klientu pašapkalpošanās portāli. Tajos mēs varam uzticēt darbiniekiem un klientiem paveikt daļu darba pašiem, jo katram par sevi tas būs pavisam neliels un ilgu laiku neaizņemošs darbs, taču noņems mīlzīgu darbu apjomu no grāmatvedības pleciem un galdiem.

Katram uzņēmumam mūsdienās būtu jāveic savu procesu audits, jāģenerē idejas par procesu optimizācijas un sekojošas digitalizācijas iespējām un jāīsteno tās idejas, kuru digitalizācija apmaksājas.