“Aiz katra veiksmīga uzņēmuma stāv spēcīgs grāmatvedis”.
Šo citātu izlasīju kādu laiku atpakaļ, lapojot pasaules internetu un meklējot dažādas idejas mūsu uzņēmuma izaugsmei un attīstībai. Un, manuprāt, šis ir viens no trāpīgākajiem teicieniem, kuru man ir nācies izlasīt.
Daudzu uzņēmumu izpratne par grāmatvedības lomu sākas un beidzas ar laicīgi iesniegtām VID obligātajām atskaitēm, lai tikai šī uzraugošā iestāde liktu mieru. Šādi komersanti parasti atrod grāmatvedi vai grāmatvedības pakalpojumu sniedzēju, kas piedāvā pietiekami zemu cenu par savu pakalpojumu un priecājas, ka šo problēmu ir izdevies tik ātri un izdevīgi atrisināt. Taču šī ir tikai medaļas viena puse un tas, ko grāmatvedības profesionāļu vidū sauc par finanšu grāmatvedību. Kas tad ir noslēpumainā un nepamatoti piemirstā otrā grāmatvedības puse? Tā ir ļoti nozīmīgā, tā saucamā, vadības grāmatvedība. Ja esi nodibinājis kompāniju tikai sava personīgā un vienīgā darbinieka ienākumu nodrošināšanai, tad par tādu droši vari nedomāt. Tomēr, ja uzņēmums nodarbojas ar pietiekami vairāk vai mazāk nopietnu uzņēmējdarbību, ir nepieciešama biznesa rezultātu atspoguļošana pareizajos griezumos. Nereti ir vajadzīgs atbalsts budžeta un vadības atskaišu izveidē , tam ir nepieciešama vadības grāmatvedība, kuru diemžēl nemāca 2 mēnešu kursos.
Tāpat uzņēmumiem mēdz būt darījumi, par kuru niansēm un riskiem no dažādiem skatu punktiem varēs atbildēt tikai un vienīgi kvalificēts grāmatvedis. Uzņēmumi mēdz pirkt un pārdot nekustamos īpašumus, ēkas, dārgas iekārtas, aprīkojumu. Kompānijas mēdz pārstrukturēties, pirkt un pārdot uzņēmumu daļas, meklēt finansējumu. Uzņēmumos nereti norisinās auditi, revīzijas un pārbaudes, tiek pieprasīta informācija un dokumenti par darījumiem. Šobrīd ļoti aktuāli kļūst ekonomisko sankciju ierobežojumi. Katrs no augstāk uzskaitītajiem gadījumiem aiz sevis slēpj pamatīgu apjomu dažādu jautājumu, risku, nepieciešamo zināšanu. Šos jautājumus risināt un atbildes uz tiem rast spēj tikai kvalificēts un nozarē pieredzējis grāmatvedis.
Un tagad mūžīgi klasiskais jautājums, vai mūsu uzņēmumam pieņemt darbā savu grāmatvedi, vai tomēr izvēlēties ārpakalpojumu? Šis ir ļoti labs jautājums, atbilde uz kuru sākas ar vārdiem “tas ir atkarīgs no…”. Vienlaikus jautājums ir pietiekami interesants, lai ielūkotos detaļās.
Zināšanas un kompetences.
Vadošie grāmatvedības ārpakalpojumu grāmatveži savu klientu uzņēmumos ikdienā saskarās ar ļoti dažādām situācijām un jautājumiem. To apkalpošanā ir vairāki desmiti vai pat simti dažādu industriju biznesi, un, tā kā Latvijas tirgus nav liels, vairumam ārpakalpojumu grāmatvedības uzņēmumu nav specializācijas noteiktās industrijās. Tādejādi ārpakalpojumu grāmatveži pārzina ļoti plašu jautājumu loku visās galvenajās uzņēmējdarbības nozarēs. Svarīgi, ka ārpakalpojuma uzņēmumā grāmatveži sarežģītākos gadījumos mēdz savstarpēji izdiskutēt un pārņemt zināšanas un pieredzi cits no cita. Katrs ārpakalpojumu grāmatvedis gadā piedzīvo vairākas uzraugošo iestāžu pārbaudes. Tāpat regulāri notiek intensīva komunikācija ar VID un citām uzraugošajām iestādēm. Savukārt, uzņēmuma vietējais vai lokālais grāmatvedis strādās ar vienu uzņēmumu (vai uzņēmumu grupu) un pieredze būs uzkrājusies ap konkrēto industriju un biznesu. Tādejādi ar pārliecību varu apgalvot, ka kompetenču līmenis veiksmīgā ārpakalpojumu grāmatvedības uzņēmumā būs krietni augstāks nekā grāmatvedim, kas savu profesionālo karjeru veidojis vienā, vai dažos konkrētas nozares uzņēmumos. Un tas ir svarīgi!
Kā zināms, 01.07.2021. Latvijā tika uzsākta ārpakalpojumu grāmatvežu licencēšana, kuru veic VID. Lai šādu licenci saņemtu, ir jāizpilda virkne nosacījumu un kritēriju. Ja jūs šobrīd apkalpo ārpakalpojumu grāmatvedis, būtu ieteicams painteresēties, vai jūsu ārpakalpojuma grāmatvedim ir piešķirta licence. Uz doto brīdi, pēc VID informācijas, licences ir saņēmušī tikai aptuveni 5% no visiem reģistrētajiem grāmatvedības ārpakalpojumu sniedzējiem.
Vienlaikus nevaru nepieminēt arī izmaiņas pašā Grāmatvedības likumā. Likums ir skaidri definējis, ka grāmatvedis ir tā persona, kura spēj sagatavot gada pārskatus, nevis tā, kas sagatavo bankas maksājumus vai aprēķina algas. Tāpat izdalot likumā grāmatvedības galvenos uzdevumus – nodrošināt uzņēmuma vadītājus ar informāciju saimnieciska rakstura lēmumu pieņemšanai.
Darbu dalīšana un efektivitāte.
Grāmatvedības ārpakalpojumu uzņēmumos veicamie ikdienas darbi tiek sadalīti starp galvenajiem grāmatvežiem, to palīgiem un asistentiem. Katram ir sava loma, savs atalgojuma līmenis un savi veicamie uzdevumi. Pirmkārt, katrs dara, ko vislabāk prot un katra atalgojums atkarīgs no tā, ko prot. Papildus ieguvums ir ievērojami biežāka pieļauto kļūdu atklāšana salīdzinājumā ar situāciju, kad viens darbinieks dara pilnīgi visus grāmatveža darbus. Fokuss uz ierobežotu skaitu darbiem rada efektivitāti un ātrumu.
Nereti nelielākos uzņēmumos, kuros ir savs grāmatvedis, šis speciālists pilda visas grāmatvedības lomas. Pats šķiro čekus, kārto un pārbauda pirmdokumentus, iegrāmato tos grāmatvedības sistēmā. Tas pats grāmatvedis gatavo/iesniedz atskaites, veido vadības atskaites un atbild uz uzņēmuma vadības jautājumiem. Šādam speciālistam nemitīgi jāpārslēdzas no darba uz darbu, zaudējot efektivitāti un ātrumu. Pie tam, augstākas klases speciālisti būs samērā nemotivēti šķirot avansa norēķinu čekus, ievadīt datus grāmatvedības sistēmā un veikt citus grāmatvedības melnos darbus.
Kad ārpakalpojumu uzņēmumā aiziet no darba, saslimst vai aizbrauc atvaļinājumā kāds grāmatvedis, atlikušie speciālisti pārņem kolēģa darbus un klients pat nejūt sava grāmatveža prombūtni. Ja kas līdzīgs notiek uzņēmumā ar vienu grāmatvedi, uzņēmumam vienkārši vairs nav grāmatveža attiecīgajā periodā.
IT rīki
Kā zināms, mūsdienās ir daudz dažādu IT rīku, kuri ļauj automatizēt datu ievadi, digitalizēt un automatizēt informācijas plūsmu un procesus, atvieglo datu izgūšanu no citām sistēmām un nodošanu grāmatvedības programmai.
Vadošie grāmatvedības ārpakalpojumu uzņēmumi arvien aktīvāk izmanto IT rīkus. Tie ievieš pašapkalpošanās servisus klientiem, rēķinu izrakstīšanas servisus un rēķinu atpazīšanas rīkus, kuri būtiski paātrina rēķinu iegrāmatošanu. Tiek domāts par efektīvām informācijas apmaiņas platformām un citiem IT rīkiem. Ārpakalpojumu uzņēmumiem nav citas izejas, jo automatizācija spēj būtiski uzlabot uzņēmuma efektivitāti un ļaut nopelnīt. Šie procesi ir šo uzņēmumu uzmanības centrā un tajos tiek investēts.
Mūsu novērojumi liecina, ka vidēja lieluma uzņēmumos ar vienu grāmatvedi IT jautājumiem un digitalizācijai tiek pievērsta maza nozīme, jo viss uzņēmuma fokuss vērsts uz pamatbiznesa pārvaldīšanu attīstību. Tai tiek absolūti lielākā daļa vadības laika un investīciju.
Lieki piebilst, ka tehnoloģiju ieviešana pieprasa būtiskas investīcijas un izmaksas. Ārpakalpojumu uzņēmumi, kuriem ir vairāki desmiti vai pat simti klientu, ir ieinteresēti un spējīgi investēt, jo investīcija ietekmē visu šo klientu efektīvu apkalpošanu. Līdzīgas investīcijas veikt vidējam uzņēmumam Latvijā šajā jomā nav tik vienkārši ne investējamo līdzekļu, ne izpratnes, ne jau pieminētā fokusa dēļ.
Runājot par IT risinājumiem, noteikti ir jārunā arī par kiberdrošības un datu drošības/darba nepārtrauktības tēmu. Man ir zināmi vidēja lieluma uzņēmumi, kuriem ir viena grāmatvede un grāmatvedības programma ar visiem datiem stāv grāmatvedes kabinetā zem galda. Šādos gadījumos pat nav nepieciešama ļaunprātīga hakera rīcība, pietiek ar huligānu, kurš iekļūst birojā un iekāro attiecīgo darba staciju…
Izmaksas
Labs galvenais grāmatvedis mēnesī uzņēmumam ar visiem nodokļiem izmaksā 3000 – 4500 EUR. Ļoti bieži kādu no visām grāmatvedības funkcijām vismaz daļēji veic vēl kāds uzņēmuma darbinieks, līdz ar ko pieskaitīsim vēl 1000 EUR. Tātad 4000-5500 EUR mēnesī.
Esam vairākkārtīgi aprēķinājuši cenu par pakalpojumiem dažādu industriju vidēja lieluma uzņēmumiem (apgrozījums 5-10m EUR gadā, 50-100 darbinieku, ap 400 ienākošiem/izejošiem rēķiniem). Cena būtu ne augstāka par 45-65% no šīm izmaksām.
Skaidrs, ka vienmēr varēs atrast darbinieku, kura prasības pēc atalgojuma būs zemākas par augstāk minēto līmeni, taču mūsu pieredze rāda, ka nereti tas nāk komplektā ar zemākām attiecīgām zināšanām, prasmēm, pieredzi un iniciatīvu.
Zināms, ka daudzi uzņēmumi izmanto nepilnas slodzes grāmatvedi. Šādi grāmatveži vienlaicīgi strādā vairākos uzņēmumos. Lielos vilcienos tas ir pielīdzināms ārpakalpojumam, tikai bez ārpakalpojuma garantijām un saistībām, par kurām aprakstīšu nedaudz zemāk.
Mīti
Nereti uzdodam jautājumu vidēja lieluma uzņēmumu vadītājiem, kāpēc viņu uzņēmums algo savu grāmatvedi un neizmanto grāmatvedības ārpakalpojumus. Uz šo jautājumu esam dzirdējuši vairākas argumentētas atbildes, kuras es tomēr liktu mītu kategorijā. Te neliels ieskats tajās.
“Man grāmatvedis nepieciešams uz vietas, lai jebkurā laikā es varu saņemt atbildes un pārspriest jautājumus”.
Jau labu laiku, izmantojot pieejamās tehnoloģijas, mums ir praktiski neierobežotas komunikāciju iespējas. Kopš pandēmijas sākuma vārdu salikumam “uz vietas” ir pilnīgi cita nozīme. Mana 14 gadus ilgā ārpakalpojuma grāmatvedības uzņēmuma vadības pieredze liecina, ka esam vienmēr sasniedzami visiem mūsu klientiem laika periodā, kurš atkarīgs no reālās jautājumu steidzamības. Ir brīži, kad pieslēdzamies pat 3 minūšu laikā, ja saprotam, ka tas ir nepieciešams. Ir gadījumi, ka reaģējam 24h laikā vai nedaudz ilgāk, ja redzam, ka steidzamības līmenis nav kritisks. Sazināšanās iespējama dažādos kanālos vai klātienē, ja nepieciešams. Informācijas apmaiņa notiek ļoti operatīvi.
“Es neuzticēšu savu grāmatvedību kādam svešam no ārpuses. Pieņemšu pats savu uzticamu cilvēku”.
Ja cilvēks pēc būtības ir uzticams, profesionāls un godīgs, tad nav svarīgi, kur viņš strādā – pašā uzņēmumā vai ārpakalpojumu grāmatvedības uzņēmumā, kurš apkalpo uzņēmumu. Tā ir ilūzija, ka es spēju kontrolēt un būt pārliecināts, ka visi mani iekšējie darbinieki ir godīgi un uzticami, bet tie visi, kurus es pats neesmu pārbaudījis un nepazīstu, tiem nevar uzticēties. Pie tam, atšķirībā no darba līguma, sadarbības līgums starp uzņēmumiem ietver līguma punktus, kuri prasīs atbildību no ārpakalpojuma uzņēmuma, ja kaut kas noies greizi. Darba līgumos iekļaut šādus punktus nav iespējams.
“Ja tas grāmatvedības uzņēmums kļūdīsies, kas man par to maksās? Savu grāmatvedi es varu sodīt, atvilkt no algas”.
Kā zināms, darba devējam ir ļoti stipri ierobežotas iespējas piedzīt zaudējumus no saviem darbiniekiem. Parasti šie darbinieku radītie zaudējumi jāsedz pašam uzņēmumam. Grāmatvedības ārpakalpojumu uzņēmumi ir apdrošinājuši savu civiltiesisko atbildību, un šī apdrošināšana šobrīd reāli strādā. Galvenais ir painteresēties, vai attiecīgais ārpakalpojumu uzņēmums ir apdrošinājis atbildību “ķeksītim” (tā ir obligāta Latvijā, taču minimālā summa ir ļoti zema), vai tiešām pēc būtības, cenšoties samazināt riskus saviem klientiem un sev. Grāmatvedības uzņēmumu kļūdu gadījumā uzņēmumam tiks segti kļūdas rezultātā radušies izdevumi, ja tādi būs pierādāmi. Kļūdījušos uzņēmuma darbinieku uzņēmums varēs nokaunināt, uz pušu vienošanos atbrīvot, vai ar darbinieka piekrišanu ieturēt līdz 20% no darbinieka attiecīgā mēneša algas.
“Es neatdošu sava uzņēmuma svarīgos datus un komercnoslēpumus kaut kādam ārpakalpojuma uzņēmumam. Gribu lai tie paliek uzņēmumā”.
Šis lielā mērā sasaucas ar vienu no iepriekšējiem punktiem, tāpēc par par cilvēku godīgumu un krietnumu neatkārtošos. Papildus vien pieminēšu, ka vadošie grāmatvedības ārpakalpojuma uzņēmumi investē savu datu drošībā, pasargājoties no nesankcionētas piekļuves tiem, rūpējoties par regulārām rezerves kopijām un izvietojot savus datus visdrošākajās mākoņglabātuvēs.
Noslēgumā
Jebkuram uzņēmējam ir laiks, kuru viņš ikdienā var atvēlēt savam biznesam. Ir ļoti svarīgi šo laiku maksimāli veltīt jautājumiem, kuri vairo biznesu, padara to efektīvāku. Katram uzņēmējam ir jālūkojas nākotnē un jādomā, kā ar savu uzņēmumu būt veiksmīgākam un pelnošākam. Savukārt, standartizētās un rutīnas darbības ir gudri atdot darīt uzņēmumiem, kuri ir specializējušies šajās jomās, kuriem tas ir bizness un dzīvesveids. Tā mēs visi kļūsim efektīvi un veiksmīgi.
Aiva Liakovičus,
AI Konsultāciju birojs dibinātā un vadītāja.
